20181115 075451 scaled edit 2023 10 15 12 23 53

Seminar, Kongress oder Tagung planen von Beleuchtung bis Verpflegung

Zahlreiche Fachtagungen und Konferenzen sind in den vergangenen Jahren vom Veranstaltungssaal ins Homeoffice umgezogen. Inzwischen gibt es wieder Präsenztermine zur Fort- und Weiterbildung. Einige Veranstaltungen werden dabei als hybride Events abgehalten – mit besonderen Anforderungen an Ausstattung und Licht. Wir geben Tipps, wie Sie Ihre Tagung planen können – inklusive Beleuchtung.

Vor Ort, virtuell oder hybrid: Setting bestimmen

Jede Tagungsplanung beginnt mit der Zielsetzung und Ausrichtung des Events. Das zu erstellende Veranstaltungskonzept legt die Art des Events fest – meist innerhalb eines vorgegebenen Budgetrahmens. Ob es ein Seminar oder eine Fachtagung wird, hängt nicht nur von der angestrebten Teilnehmerzahl ab, sondern richtet sich auch nach den geplanten Veranstaltungsformaten – vom Vortrag bis zum Workshop.
Dabei gilt: Mit dem richtigen Equipment lassen sich Präsentationen auch online abhalten. Sehr interaktive Konzepte sind im virtuellen Raum jedoch nur schwer umsetzbar und auch das Networking stößt bei einer Videokonferenz schon mal an seine Grenzen. Wie kann man sich über den Bildschirm miteinander vernetzen und in Austausch treten? Oft reicht eine Chat-Funktion nicht aus. Berücksichtigen Sie am besten bereits bei den Vorbereitungen die Bedürfnisse der Teilnehmenden. Vielleicht ist eine Mischform aus Online- und Präsenz-Meeting die optimale Lösung. Bedenken Sie aber den stets größeren Planungsaufwand für hybride Events: Während Sie einerseits für die analogen Teilnehmenden die Anreise und Vor-Ort-Betreuung inklusive Catering planen müssen, stellt sich andererseits die Frage: Wie gestalten Sie die Pausen für die Online-Teilnehmenden? Wird der Bildschirm schwarz oder ist ein Pausenprogramm geplant? Vielleicht richten Sie sogar virtuelle Messestände oder Online-Treffpunkte zum Vernetzen ein.

Anforderungen an die Eventlocation

Die Parkplatzsituation und Bestuhlung sind noch immer von Bedeutung, wenn die Fachtagung vor Ort stattfinden soll. Seit der Pandemie muss zusätzlich ein geeignetes Hygienekonzept her. Hinzu kommen besondere technische Anforderungen bei hybriden Konzepten: Verfügt die Internetverbindung über die erforderliche Bandbreite und gibt es im Bedarfsfall einen technischen Support?  Für reine Videokonferenzen genügt vielleicht sogar das heimische Arbeitszimmer. Professioneller wirkt hingegen ein richtiges Studio. So gehen Sie Störfaktoren wie Straßenlärm vor dem Haus aus dem Weg, schützen die eigene Privatsphäre und können das Set Design auf Ihr Corporate Design abstimmen.

Licht im Konferenzraum anpassen

Kein Seminar oder Symposium geht im Dunkeln über die Bühne. Doch nur mit dem Betätigen eines Lichtschalters ist es im Konferenzsaal auch nicht getan. Die richtige Beleuchtung richtet sich nach den im Raum ausgeübten Tätigkeiten:
  • Vorträge
  • Präsentationen
  • Besprechungen im kleinen Kreis
  • Workshops in Kleingruppen
  • usw.
So ist das Lichtkonzept in Tagungsstätten meist multifunktional und verfügt über Elemente zur Lichtsteuerung. Wichtig hierbei ist, dass auch Laien von der Lichtstimmung für Besprechungen in den Präsentationsmodus wechseln können. Hierbei sind programmierbare Beleuchtungsszenen, die im Lichtmanagement durch Fachleute vorbereitet werden, eine wichtige Stütze.

Natürliches Licht im Veranstaltungsraum

Beziehen Sie natürliche Lichtquellen wie Oberlichter und Fenster stets in die Lichtplanung mit ein. Beginnt ein Kongress bereits in den Morgenstunden und dauert inklusive Pausen bis zum Abend, sollten Jalousien, Rollos oder Ähnliches vorhanden sein, um Blendung zu vermeiden.
Moderne LED-Strahler lassen sich stufenlos dimmen. Bei Abendveranstaltungen sollte bei der Beleuchtung etwa eine halbe bis dreiviertel Stunde vor Event-Ende zu Lampen mit warmen Lichtfarben gewechselt werden, um die menschliche innere Uhr nicht aus dem Takt zu bringen. So findet man im Anschluss schneller zu erholsamem Schlaf. Bedenken Sie, dass die Kursteilnehmenden oft am nächsten Tag noch an weiteren Angeboten teilnehmen oder gut ausgeruht zur Arbeit kommen möchten.

Grundbeleuchtung gestalten

In Schulungsräumen fördert ein eher kühles, helles Licht die Konzentration. Blenden dürfen die Lichtquellen jedoch nicht. Für den Konferenzbereich ist ein Minimum von 500 Lux als Beleuchtungsstärke vorgeschrieben. Um die gewünschte Helligkeit zu erreichen, empfiehlt sich eine Mischung aus direkter und indirekter Beleuchtung, etwa mit Einbaustrahlern oder Stromschienenstrahlern und Lichtleisten oder Lichtbändern. Aber auch eine großformatige Pendelleuchte mit starker Lichtstreuung sorgt für eine taghelle, freundliche Lichtstimmung. Kleinere Pendelleuchten oder Stehleuchten erzeugen mit der entsprechenden Höheneinstellung oder Ausrichtung Lichtinseln, die sich für Workshops in Kleingruppen anbieten.

Akzentbeleuchtung gezielt einsetzen

Bestimmte Bereiche bedürfen zusätzlicher Lichtquellen, die auf Knopfdruck ein- und ausgeschaltet werden, beispielsweise um Vortragende an der Flipchart ins rechte Licht zu rücken oder um Tafelflächen so auszuleuchten, dass die Notizen auch noch aus der letzten Reihe erkennbar sind. Mitunter arbeitet man dazu auch mit Bodeneinbauleuchten oder Wandflutern.

Termin und zeitlichen Rahmen festlegen

Planen Sie bei der Veranstaltungsorganisation genügend Vorlauf ein. Schließlich müssen Sie erst einmal alle Vortragenden erreichen und auch die Teilnehmenden informieren. Tipp: Verschicken Sie ruhig schon vor der eigentlichen Einladung eine Erinnerung mit „Save the date“. Die Einladung selbst sollte dann schon das genaue Programm beinhalten, sodass man einen guten Überblick erhält, welche Experten erscheinen und was geboten wird.

Programm planen – eventuell mit Generalprobe

Das Projektmanagement lässt sich mit speziellen Organisationstools am besten bewältigen, vor allem wenn mehrere Personen in die Planung des Events involviert sind. Bei Webinar und hybriden Events ist eine Generalprobe einige Tage vor dem tatsächlichen Termin ratsam. So können sich alle Beteiligten von den Speakern bis zur Moderation mit den technischen Gegebenheiten vertraut machen.

Tipps zu Verpflegung und Catering

Das Catering sollte bei Kongressen, die vor Ort abgehalten werden, nicht unterschätzt werden. Probieren Sie den Service vorab aus und denken Sie an ausreichend Personal, um lange Warteschlangen zu vermeiden. Nur so lässt sich auch das Tagesprogramm einhalten.
Tipp: Persönliche Bedürfnisse wie „glutenfrei“, „vegetarisch“ oder „vegan“ fragen Sie am besten vorab direkt mit der Anmeldung ab, um die Speisen entsprechend zusammenzustellen.

Von erfahrenen Dienstleistern beraten lassen

Über bestimmte Bereiche der Veranstaltungsplanung möchte man selbst die Kontrolle behalten. Das Budget zum Beispiel. Andere Aufgaben überlässt man lieber Fachleuten, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen. Bei der Planung und Gestaltung der Lichttechnik für Ihr Event unterstützen wir Sie gerne.
Ihnen wurde ein neues Passwort zugesendet. Bitte beachten Sie bei der Eingabe des Passwortes, dass Sie keine versteckten Steuerzeichen am Ende des Passwortes mitkopieren.

Klicken Sie hier um sich einzuloggen

Sie sind noch nicht registriert?
Dann können sie sich hier registrieren.
Passwort zurücksetzen
Nach dem Absenden des Formulars wird Ihnen ein neues Passwort an die hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Bitte prüfen Sie auch Ihren Spamordner im Postfach.
Passwort wieder eingefallen?
Sie haben noch keinen Login?

Vielen Dank für Ihre Anfrage

Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

Kontakt

Wir freuen uns auf Sie!

Nutzen Sie das Kontaktformular oder eine unserer anderen Kontaktmöglichkeiten!
Andreas und Michael Schott
Beleuchtungstechnik GmbH
Am Hasensprung 10 A
D – 16567 Mühlenbeck

Schreiben Sie uns!

Vielen Dank für Ihre Anfrage!

Wir werden uns in Kürze bei Ihnen melden.

Anfrage-Konfigurator

In wenigen Schritten zur günstigen Event-Beleuchtung

Bitte füllen Sie mind. alle mit * gekennzeichenten Eingaben aus!
Dispo- und Veranstaltungsdatum?
Wo findet das Event statt?
Was soll ausgeleuchtet werden?
Was wird benötigt?
Ihre Kontaktdaten / Angebotsadresse
Okay, wir haben da ein tolles Angebot für Sie!
Wem dürfen wir es schicken?
Datenschutz & Absenden

Unsere Paket-Angebote

Für den schnellen Standardbedarf: 
Starten Sie mit einem unserer Komplettset-Bestelllisten
Die meistgebuchten Messe-, Event- und Galeriebeleuchtungen nach benötigter Fläche, inklusive Traversen und Elektrik.
Beliebig erweiterbar und anpassbar. Alle Mietangebote verstehen sich ohne Mobiliar/Deko/Displays.
65CCD45E 7B2F 4EA5 80F4 0772EE155BBE
Messestand - Ground-Support 
(5x5x3 m)

Gerne können Sie uns jederzeit ansprechen, wenn Sie andere Maße, Farben oder eine andere Anzahl von Strahlern benötigen. - AUF MIETLISTE
AAADB4FB 09AB 4BA2 A6C3 315032B945AC
Messestand - Ground-Support L-förmig
(5x5x3 m)

Gerne können Sie uns jederzeit ansprechen, wenn Sie andere Maße, Farben oder eine andere Anzahl von Strahlern benötigen. - AUF MIETLISTE
EDFAE108 697F 40DB B90F 5834482C30CC
Messestand - Hängend
(5x5 m)

Gerne können Sie uns jederzeit ansprechen, wenn Sie andere Maße, Farben oder eine andere Anzahl von Strahlern benötigen. - AUF MIETLISTE

Vielen Dank für Ihre Anfrage

Wir werden Ihnen in Kürze ein Angebot zukommen lassen.

Für eine erneute Anfrage mit dieser Mietliste, können Sie folgenden Permalink verwenden:


Ihre Angebotsanforderung

Bitte füllen Sie mind. alle mit * gekennzeichenten Eingaben aus!
Dispo- und Veranstaltungsdatum?
Lieferadresse?
Kontakt- und Rechnungsadresse
Ihre Mietliste
Ihre Mietliste ist leer.

Wollen Sie Produkte hinzufügen?


Oder benötigen Sie ein individuelles Angebot?
Datenschutz & Absenden
Ihr Permalink wurde gespeichert!
Sie können ihn per Klick darauf kopieren:


Permalink erstellen

Mit einem "Permalink" können Sie die aktuelle Mietliste dauerhaft ("permanent") als Link speichern, um sie später erneut zu laden oder sie per E-Mail zu versenden oder zu teilen.
Aktuell sind sie nicht eingeloggt! Der Permalink lässt sich ohne Login jederzeit aufrufen.
Wenn Sie eine Liste von Permalinks erstellen und einsehen wollen, empfehlen wir Ihnen, sich vor der Erstellung des Permalinks einzuloggen. Ihre Permalinks und Mietlisten-Anfragen werden dann im "Meine Mietlisten" gespeichert.

Daten in Mietliste laden

Folgende Artikel sind in diesem Link gespeichert:
Permalink-Bezeichnung:
enthaltene Artikel:

Wollen Sie Ihre Mietliste wirklich leeren?

TIPP: Sie können Ihre zusammengestellte Mietliste auch über einen "Permalink" speichern. So können Sie die Mietliste bei Bedarf wiederherstellen.

Um Ihre erzeugten Permalinks im Bereich "Ihre Miethistorie" zu speichern, können Sie:

Es befinden sich Artikel in Ihrer Mietliste

Wollen Sie ein Angebot für Ihre Mietliste erhalten?

Oder wollen Sie eine allgemeine Anfrage stellen?

Die Artikelnummer wurde nicht gefunden
Ihre Mietliste ist noch leer.
Geben Sie in der Produktliste beim gewünschten Produkt eine Anzahl ein. Es wird dann sofort auf die Mietliste übertragen.



Sind Sie unsicher, was Sie benötigen?
Dann fordern Sie gerne ein individuelles Angebot an: